Quand et comment les entreprises doivent-elles payer leurs factures ? Et quand et comment doivent-ils demander et exiger le paiement ? Ces questions trompeusement simples peuvent être difficiles à répondre pour les petites entreprises.
Ces quatre meilleures pratiques pour les comptes fournisseurs et les comptes clients peuvent vous aider à libérer de l’argent en optimisant votre fonds de roulement. Le bénéfice ? Avec des processus plus efficaces, vous pouvez réduire les délais de transaction et améliorer les flux de trésorerie dont vous avez besoin pour maintenir votre entreprise compétitive et en croissance.
Évaluez vos pratiques actuelles
Vraisemblablement, vous avez des politiques pour les comptes créditeurs et débiteurs, mais cela ne signifie pas que ce sont les bonnes politiques pour votre entreprise. Cela ne signifie pas non plus que les politiques sont suivies.
Une fois par an, vérifiez l’efficacité de vos politiques de comptes fournisseurs en posant des questions telles que celles-ci :
- Les fournisseurs sont-ils satisfaits de vos délais de paiement ou y a-t-il de la frustration ?
- Avez-vous perdu l’accès à des remises pour paiement anticipé ou à d’autres économies via des remises sur volume et des incitations ?
- Votre personnel connaît-il les protocoles pour traiter les problèmes de paiement en retard, en double, manquants ou autres ?
- Combien de temps votre personnel consacre-t-il aux comptes fournisseurs ? Le temps augmente-t-il ou diminue-t-il ?
De même, évaluez dans quelle mesure vos politiques de comptes clients fonctionnent en posant des questions telles que :
- Lorsque les paiements sont en retard, envoyez-vous des suivis en temps opportun ?
- Votre personnel connaît-il le protocole de traitement des retards de paiement ?
- Combien de temps votre personnel consacre-t-il aux comptes débiteurs ? Le temps augmente-t-il ou diminue-t-il ?
- Y a-t-il eu des erreurs dans l’affectation des paiements en espèces ou ailleurs dans le processus ?
Automatiser
Avec autant de solutions logicielles de comptabilité puissantes et faciles à utiliser, il n’est plus logique pour la plupart des petites entreprises de s’appuyer sur des processus manuels fastidieux pour les comptes fournisseurs et clients. Mieux vaut éviter les erreurs et laisser votre personnel consacrer son temps à des tâches plus critiques pour l’entreprise.
Un certain nombre de solutions automatisées sont disponibles. Nous recommandons souvent Sage Intact, la meilleure solution logicielle de comptabilité basée sur le cloud, car elle est complète, s’intègre bien avec d’autres applications et a fait ses preuves au fil du temps auprès des petites et grandes entreprises.
Prendre des décisions basées sur des données
Certaines entreprises se fient à leur instinct pour évaluer leurs processus de comptes créditeurs et débiteurs. Mieux vaut sauvegarder ces intuitions avec des données. Avec une solution logicielle comme Sage Intact, il est possible d’ajouter des indicateurs de performance clés (KPI) à vos rapports.
Cela permet d’obtenir une vision plus claire sur des éléments tels que le pourcentage de clients qui paient en retard, le nombre d’articles ou de comptes non rapprochés, et bien d’autres données essentielles. Au fil du temps, ces données peuvent vous aider à identifier les lacunes et à affiner vos politiques.
Vers un traitement sans papier
Si vous ne l’avez pas déjà fait, le passage des communications papier aux communications électroniques avec les fournisseurs peut vous faire économiser de l’argent, créer de nouvelles efficacités et fournir un système de suivi utile.
Encore une fois, le bon logiciel est essentiel, car il peut vous permettre de générer automatiquement des bons de commande pour les nouvelles commandes, de mettre à jour et de payer les factures, de suivre les marchandises reçues et même de résoudre les litiges, le tout par voie électronique.